Abrechnung von Projekten

Wir haben dir für dein Projekt eine Förderung zugesagt. Was nun?

• Wenn du Verbrauchsmaterialien (Stifte, Farben, Requisiten etc.) bis max. 150,- Euro kaufen willst, dann kaufst du diese im Laden und bezahlst am besten bar. Danach reichst du die Originalquittungen mit dem Erstattungsantrag ein und erhälst deine Auslagen erstattet.
• Wenn du Verbrauchsmaterialien (Stifte, Farben, Requisiten etc.) bis max. 150,- Euro online bestellen willst, gib als Rechnungsadresse nach deinem Namen noch den Titel deines Projekts und "AStA UdK-Projektförderung" an. Zusätzlich zur Rechnung benötigen wir noch den entsprechenden Kontoauszug. Alles zusammen reichst du mit dem Erstattungsantrag ein. 
• Wenn du Verbrauchsmaterialien benötigst, die einzeln mehr als 150,- Euro kosten, dann bestellen wir diese für dich. Einzeln bedeutet auch: Du brauchst 100x den gleichen Stift, der jeweils 2,- Euro kostet. Du musst vorher unser Bestellformular ausfüllen und mindestens drei schriftliche Angebote einholen. Bitte wende dich mit weiteren Fragen an finanzen@asta-udk-berlin.de, wenn du weitere Fragen hast.
• Das Bestellformular benutzt du auch, wenn wir dir ausnahmsweise zugesagt haben, Festanschaffungen (Technik, Musikinstrumente etc.) zu fördern. Beachte, dass die Anschaffungen nach deinem Projekt an uns übergeben werden müssen, da sie auf unsere Kosten gekauft wurden. Bitte wende dich mit weiteren Fragen an klima@asta-udk-berlin.de, wenn du weitere Fragen zur Angemessenheit von Anschaffungen hast.
• Du willst Flyer/Plakate drucken lassen? Dann musst du vorher unser Bestellformular ausfüllen und mindestens drei schriftliche Angebote einholen.
• Nur wenn die Flyer/Plakate weniger als 150,- Euro kosten oder es sich nur um Kopien im Copy-Shop handelt, kannst du selbst den Auftrag erteilen und vorab bezahlen. Du benutzt dann den Erstattungsantrag.  Wenn du eine Rechnung bekommst, gib als Rechnungsadresse nach deinem Namen noch den Titel deines Projekts und "AStA UdK-Projektförderung" an.
• Du musst etwas transportieren oder es sollen Fahrkosten übernommen werden? Diese Kosten müssen wir genehmigen, bevor es losgeht. Nutze dazu dieses Formular. Bei weiteren Fragen steht dir klima@asta-udk-berlin.de zur Hilfe
• Wir haben dir zugesagt, Mietkosten für eine Bühne, ein Studio zu übernehmen? Schicke uns vor dem Vertragsabschluss das Mietangebot, damit wir prüfen können, ob wir es fördern dürfen. 
• Du willst Menschen (Handwerker*innen, Workshopleiter*innen, Designer*innen) bezahlen? Dann schließe bitte einen Vertrag mit einer Rechnung an Eure Projektgruppe ab. Die Vertragssumme kann über einen Erstattungsantrag zurückgezahlt werden. Dir stehen natürlich unsere Vorlagen (Werk-/Honorarvertrag) jederzeit zur Verfügung.

Entscheidend für die Abrechnung sind nicht die Einzelpositionen und -kosten, sondern die Gesamtsumme der eingereichten Belege, Rechnungen, etc. Wenn die zum Schluss der Projektlaufzeit eingereichte Gesamtsumme der Einzelausgaben den bewilligten Projektförderzuschlag übersteigt, bekommt der/die Begünstigte die bewilligte Summe glatt ausgezahlt; die Mehrkosten trägt er/sie. Wenn weniger eingereicht wird, wird die geringere Gesamtsumme entsprechend den eingereichten Belegen und Rechnungen ausgezahlt.

Eine Vorauszahlung (ohne Nachweis der Ausgaben) ist nicht möglich!

Die einfachste und unkomplizierteste Lösung ist, wenn alle Unterlagen zum Ende Eurer Projektlaufzeit gesammelt eingereicht werden, zumal es allen Beteiligten die Mehrarbeit in der Mittelabwicklung ersparen würde. Laut Projektförder-Richtlinien beträgt diese Projektlaufzeit mit der Möglichkeit einer Verlängerung bis zu einem halben Jahr.

Bei weiteren Fragen kontaktiere gerne:

• Bei allgemeinen Fragen: finanzen@asta-udk-berlin.de, klima@asta-udk-berlin.de
• Bei AStA-Projektförderungen: soziales@asta-udk-berlin.de
• Bei FSRK-Projektförderungen: vernetzung@asta-udk-berlin.de, fsrk@asta-udk-berlin.de 

Alle Unterlagen werden bitte im Original per Post eingereicht bei:

AStA Universität der Künste Berlin
Referat der Finanzen
Hardenbergstraße 33
D-10623 Berlin